AI 시스템을 도입하기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 지금 내 워크플로가 준비되어 있는지 확인하는 것이다. 도구가 좋아도 기반이 없으면 자리잡히지 않는다. 아래 7가지 질문에 직접 답해보면 현재 준비 상태를 파악할 수 있다.
자가 진단 체크리스트 7가지
1. 매주 반복되는 업무가 3개 이상 있는가
AI 시스템이 효과를 내는 조건은 반복이다. 매번 다른 일을 하는 구조에서는 효과가 작다. 반복 업무가 3개 미만이라면 지금 도입보다 먼저 업무 구조를 정리하는 편이 낫다.
2. 각 반복 업무의 결과물 형태가 일정한가
초안 문서, 분류 목록, 요약 보고서 같은 형태가 정해진 업무는 AI 위임이 가능하다. 매번 형태가 달라지는 업무는 준비가 더 필요하다.
3. 이 업무들의 현재 소요 시간을 알고 있는가
자동화 효과를 측정하려면 시작점이 있어야 한다. 각 업무에 주당 몇 시간이 드는지 지금 적어두지 않으면 나중에 효과를 확인할 수 없다.
4. 외부로 나가는 결과물인가, 내부 처리용인가
외부 발송 업무(고객 메일, 공지 등)는 검토 단계를 반드시 포함해야 한다. 내부 처리용 업무는 검토 없이 자동화해도 리스크가 낮다. 이 구분이 되어 있는가.
5. 실패 시 파급 범위를 파악하고 있는가
자동화 업무에서 오류가 생겼을 때 어디까지 영향이 가는지 알고 있는가. 파급 범위가 작은 업무부터 시작하는 것이 안전하다.
6. 도입 후 점검할 담당자가 지정되어 있는가
AI 시스템은 한 번 설정하면 끝나는 도구가 아니다. 주기적으로 결과를 확인하고 조정할 사람이 있어야 한다. 담당자가 없으면 3개월 내에 방치된다.
7. 2주 동안 매일 결과를 직접 확인할 시간을 낼 수 있는가
처음 2주는 파일럿 기간이다. 이 기간에 하루 15분에서 30분을 결과 확인에 쓸 수 있는가. 이 시간이 없다면 도입 시점을 조정하는 것이 낫다.
진단 결과 해석
7개 중 5개 이상: 지금 시작해도 좋은 준비 상태다. 반복 업무 목록을 만들고 파일럿 업무 하나를 선정한다.
7개 중 3~4개: 조건이 부족한 항목을 먼저 정비한다. 특히 1번(반복 업무 목록)과 6번(담당자 지정)은 도입 전에 해결해야 한다.
7개 중 2개 이하: 도입 전에 업무 구조를 먼저 재설계하는 것이 낫다. 지금 AI를 넣어도 기반이 없어 효과가 나오지 않는다.